Công ty Cổ phần Dược phẩm Boston Việt Nam đã “bắt tay” hợp tác chiến lược cùng Base.vn, đưa hoạt động quản trị nội bộ lên nền tảng này nhằm mục đích nâng cao hiệu quả làm việc, sẵn sàng tăng trưởng bứt phá.
Trải qua 15 năm hình thành và phát triển, Công ty Cổ Phần Dược phẩm Boston Việt Nam (Boston Pharma) được biết đến là đơn vị sản xuất dược hàng đầu tại Việt Nam, với hơn 200 sản phẩm là thuốc và thực phẩm bảo vệ sức khỏe, cung cấp cho người dùng 1,4 tỷ đơn vị sản phẩm mỗi năm.
Bà Trịnh Thị Thuý Liễu, Giám đốc Tài chính của Boston Pharma, cho biết công ty đang ở trong giai đoạn mở rộng và phát triển
rất nhanh. Trong năm nay, Boston Pharma sẽ nâng cấp nhà máy hiện tại đạt chuẩn GMP-EU (Thực hành sản xuất tốt theo tiêu chuẩn châu Âu), và một nhà máy mới sẽ dự kiến đi vào hoạt động năm 2023 để gia tăng công suất, đáp ứng nhu cầu của thị trường đối với các sản phẩm dược.
Đại diện Boston Pharma chia sẻ kinh nghiệm chuyển đổi số tại sự kiện True Builders Talk do Base.vn tổ chức
Với mục tiêu tăng trưởng “thần tốc”, Boston Pharma hiểu rằng việc đầu tư công nghệ chính là đòn bẩy giúp doanh nghiệp đẩy nhanh tiến độ và nâng cao hiệu quả làm việc. Từ năm 2019 đến nay, công ty đã liên tục ứng dụng các công nghệ tiên tiến như ERP để quản lý sản xuất, tài chính, bán hàng hay nền tảng Base.vn để quản trị vận hành nội bộ.
“Các năm gần đây công ty tăng trưởng rất nhanh, khối lượng công việc tăng lên nhiều dễ dẫn đến tình trạng sót việc, hoặc tốn nhiều thời gian tìm kiếm thông tin xử lý công việc. Các quy trình đi qua nhiều công đoạn, có thể bị quá tải hoặc tắc nghẽn ở một điểm nào đó, ảnh hưởng đến các bộ phận khác. Boston Pharma đã quyết định hợp tác cùng Base.vn để giải quyết triệt để những vấn đề này”, bà Liễu chia sẻ thêm.
“Sự kết hợp giữa phần mềm ERP và Base có thể nói vui giống như ‘song kiếm hợp bích’, cả hai đều giúp công việc giữa các phòng ban trở nên trơn tru hơn. Nếu ERP hỗ trợ quản trị quy trình chuẩn, đảm bảo tính đồng bộ thì Base phù hợp với các quy trình quản trị công việc mang tính tùy biến cao hơn. Khi phát sinh nhu cầu cần tạo mới quy trình hoặc điều chỉnh quy trình hiện có phù hợp với tình hình vận hành thực tế, chính các bạn nhân viên Boston Pharma có quyền quản trị có thể chủ động tạo mà không cần hiểu sâu về công nghệ”, bà Liễu nhận định.
Bước chuyển mình cùng đối tác chiến lược Base.vn
Tháng 6/2021, Boston Pharma chính thức áp dụng bộ giải pháp Base Work+ và Base Info+ vào các quy trình quản trị và vận hành nội bộ. Theo đó, các công việc, quy trình, đề xuất, văn bản sẽ được kết nối, vận hành trên một nền tảng chung. Đặc biệt, các nghiệp vụ cốt lõi của ngành dược như nghiên cứu, sản xuất các dòng sản phẩm thuốc cũng được theo dõi trên hệ thống Base.
Ví dụ quy trình nghiên cứu sản phẩm mới sẽ cần sự phối hợp của nhiều phòng ban như: phòng Kinh doanh đưa thông tin thị trường và yêu cầu nghiên cứu, phòng R&D đánh giá yêu cầu, phòng Tài chính phân tích hiệu quả, phòng Mua hàng tìm kiếm nguyên liệu. Sau đó, phòng R&D thực hiện nghiên cứu, sản xuất thử, kiểm nghiệm chất lượng, xin cấp phép đăng ký lưu hành. Nhờ các ứng dụng của Base, các quy trình được chuẩn hóa và thể hiện tính liên kết rõ ràng, nhân sự tránh sót việc và đảm bảo deadline luôn được kiểm soát.
Tại hội thảo cấp cao True Builders Talk do Base tổ chức diễn ra tại TP. Hồ Chí Minh vừa qua, nữ lãnh đạo chia sẻ trải nghiệm thực tế khi trải nghiệm Base Workflow: “Đối với nhóm Công nợ, hiện chúng tôi chỉ cần tạo công việc lặp lại định kỳ để nhân viên chủ động kiểm tra được deadline. Tất cả dữ liệu liền mạch và mọi thứ được chuẩn hoá, quản lý chỉ cần xem kết quả qua báo cáo thống kê. Việc hợp tác giữa các phòng ban trở nên trơn tru, được kết nối tốt hơn”.
Giám đốc Tài chính tại Boston Pharma thao tác trên Base Workflow
Base đã mang lại giá trị thực sự cho từng thành viên tại Boston Pharma, tạo động lực để mọi người tích cực chuyển đổi số. Với hơn 200 quy trình đã được vận hành trên Base Work+, các phòng ban cảm nhận được sự thay đổi rõ rệt. Cuối năm 2021, phòng Kinh doanh và Kế toán xử lý được gấp đôi số lượng hồ sơ quyết toán hợp đồng với thời gian ngắn hơn so với năm 2020.
“Chúng tôi có thể ngồi làm việc ở bất cứ nơi đâu, dù là ở nhà, văn phòng TP. Hồ Chí Minh, nhà máy tại Bình Dương hay Chi nhánh Hà Nội, Đà Nẵng, vì mọi thứ đều đã được đưa lên hệ thống phần mềm. Thời gian được cắt giảm đáng kể. Nhờ chuyển đổi số kịp thời ngay trước khi dịch bùng phát, chúng tôi vẫn hoạt động tốt trong thời gian giãn cách xã hội. Đại dịch chính là phép thử đối với các doanh nghiệp. Những doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số, ứng dụng công nghệ vào vận hành và quản trị sẽ tạo ra cho mình nhiều lợi thế để vượt bão và tiếp tục phát triển”, bà Thuý Liễu đúc kết.
Tổ Quốc