Base.vn tổ chức True Builders Talk, tiếp đà cho doanh nghiệp tăng trưởng theo chiều sâu

Đảo Hải Sản: Câu chuyện startup 7 năm không thoả hiệp với sự trì trệ, thiếu cam kết

Không ngại chia sẻ về quy trình xử lý khủng hoảng thực tế (sản phẩm bị lỗi do shipper ngã xe, rủi ro khách nhận hàng không đúng chất lượng…), ông Philip Nguyễn, Nhà sáng lập kiêm CEO Công ty Đảo Hải Sản, cho biết: “Với hơn 150.000 khách hàng, trung bình 200.000 đơn hàng mỗi năm, việc xử lý khủng hoảng của công ty là điều không thể tránh khỏi, đây cũng là cơ hội để giúp doanh nghiệp lắng nghe khách hàng và nỗ lực cải tiến sản phẩm”.

Trước đây các quy trình của công ty khá rời rạc và chỉ bộ phận Chăm sóc khách hàng mới có thể nắm được tổng thể. Khi có khiếu nại, nhiều bộ phận phải cùng tham gia xử lý, kiểm tra và bóc tách từng bước trong quy trình mới phát hiện được vấn đề nằm ở đâu. Giờ đây, bằng việc sử dụng Base Workflow, nhà quản lý có thể theo dõi toàn bộ quy trình, dễ dàng phát hiện nguyên nhân dẫn đến khiếu nại và nhân sự phụ trách. Bên cạnh đó, bộ phận xử lý khiếu nại có thể trao đổi trực tiếp với nhân viên bị khiếu nại trên phần mềm. Tất cả các thông tin đều tập trung, minh bạch trên cùng một luồng, công ty đã giảm khoảng 50% tỷ lệ khiếu nại do khắc phục được gốc rễ vấn đề, thời gian trung bình của mỗi bước tiếp nhận, xử lý chỉ từ 2-4 tiếng.

Là một trong những công ty bán lẻ hải sản lớn nhất TP.Hồ Chí Minh, Đảo Hải Sản được xây dựng với cơ cấu tổ chức gồm nhiều phòng ban: khối Văn phòng gồm Marketing, Kế toán, Hành chính – Nhân sự, khối Kinh doanh có bộ phận Tiếp nhận đơn hàng, Chăm sóc khách hàng, khối Vận hành gồm Kho và Xử lý xuất – nhập hàng. Mỗi khối đặt tại một địa điểm khác nhau, trong khi đó, yêu cầu về sự liên kết và tương tác liên tục giữa các phòng ban rất lớn.

Nhà sáng lập Đảo Hải Sản cho biết: “Với mục tiêu tăng trưởng 42% trong năm 2022, chúng tôi phải có tốc độ làm việc nhanh và tính tổ chức hệ thống quy trình rất cao. Sự thông suốt của hệ thống vận hành không chỉ là trợ lực, giải phóng cho lãnh đạo mà còn giúp tăng trải nghiệm hạnh phúc của nhân viên và khách hàng. Thực tế, hệ thống ghi nhận gần 100 cải tiến được đề xuất từ nhân sự, eNPS (Employee Net Promoter Score) – chỉ số đo lường mức độ gắn kết nhân viên, tăng lên 20% nhờ chuyển đổi số đúng cách”.

“Khi đặt mục tiêu tăng trưởng nhanh, ban lãnh đạo công ty xác định bằng mọi giá phải tối ưu quy trình vận hành. Chính tôi cũng từng bị cuốn vào một guồng quay với rất nhiều quy trình rời rạc, không có hệ thống để quản lý. Trước khi chuyển đổi số, phải nâng cấp tư duy, kiến thức của lãnh đạo trước, không xem chuyển đổi số tạo ngay ra kết quả kinh doanh. Lãnh đạo phải truyền được sự quyết tâm đến đội ngũ quản lý và nhân viên, quyết không thỏa hiệp với sự trì trệ và thiếu cam kết”, ông Philip Nguyễn đúc kết.

Dược phẩm Boston Việt Nam: Câu chuyện doanh nghiệp 15 năm không ngừng cải tiến 

Trải qua 15 năm hình thành và phát triển, Dược phẩm Boston Việt Nam (Boston Pharma) được biết đến là đơn vị sản xuất dược hàng đầu tại Việt Nam với hơn 200 sản phẩm là thuốc và thực phẩm bảo vệ sức khỏe, cung cấp cho người dùng 1,4 tỷ đơn vị sản phẩm mỗi năm.

Với mục tiêu tăng trưởng “thần tốc”, Boston Pharma hiểu rằng việc đầu tư công nghệ chính là đòn bẩy giúp doanh nghiệp đẩy nhanh tiến độ và nâng cao hiệu quả làm việc. Từ năm 2019 đến nay, công ty đã liên tục ứng dụng các công nghệ tiên tiến như SAP để quản lý sản xuất, tài chính, bán hàng hay nền tảng Base.vn để quản trị vận hành nội bộ.

Là người trực tiếp dẫn dắt nhiều dự án chuyển đổi số tại Boston Pharma, với tư duy không ngừng cải tiến, sẵn sàng thử nghiệm, bà Trịnh Thị Thuý Liễu, Giám đốc tài chính công ty CP Dược phẩm Boston Việt Nam, cho biết: “Một số quy trình đăng ký tuyên bố sản phẩm mới tại Boston Pharma có thể kéo dài tính bằng năm. Nếu không có giải pháp công nghệ theo dõi sẽ dễ bị trôi và sót việc, nhân viên phòng này phải hỏi phòng kia. Đối với nhóm Công nợ, hiện chúng tôi chỉ cần tạo công việc lặp lại định kỳ để nhân viên chủ động kiểm tra được deadline. Tất cả dữ liệu liền mạch và mọi thứ được chuẩn hoá, quản lý chỉ cần xem kết quả qua báo cáo thống kê. Việc hợp tác giữa các phòng ban trở nên trơn tru, được kết nối tốt hơn”.

Triển khai thành công ba giải pháp công nghệ trong một năm, bí quyết của nữ lãnh đạo Boston Pharma là phải có kế hoạch và phương án triển khai kỹ lưỡng: “Tôi hiểu rằng nhân viên sẽ ưu tiên công việc hằng ngày của họ nhiều hơn việc chuyển đổi. Các giải pháp được triển khai vào thời gian lệch nhau để nhân viên có thời gian làm quen. Ví dụ khi chọn triển khai Base, tôi ưu tiên tính trải nghiệm, muốn mọi người cảm nhận được lợi ích nên giao các phòng ban phải đề xuất ít nhất 04 quy trình, trong đó 02 quy trình nội bộ, 02 quy trình liên phòng ban. Tháng đầu tiên tôi truyền thông về lợi ích trước, không đặt nặng deadline, khi mọi người đã quen và cảm nhận được sự liên kết, thì chính nhân viên mới mong muốn đặt deadline và đề xuất thêm quy trình”, bà Thuý Liễu chia sẻ.

Chia sẻ về chuỗi chương trình True Builders Talk, ông Trần Văn Viển, Đồng sáng lập Base.vn, Giám đốc chương trình, cho biết: “Có cơ hội làm việc với hàng chục nghìn lãnh đạo và đội ngũ tiên phong, những người ‘thực làm, thực chiến’ trong chuyển đổi số, chúng tôi nhận ra rằng đằng sau những câu chuyện chuyển đổi và tăng trưởng là rất nhiều bài học giá trị đúc kết, phải trả giá bằng tiền bạc, mồ hôi, nước mắt và xúc cảm mà ít có dịp được kể chi tiết. Đây chính là động lực để chúng tôi tổ chức chuỗi sự kiện True Builders Talk hàng quý để chia sẻ về những kinh nghiệm triển khai công nghệ trong quản trị và điều hành doanh nghiệp. Chương trình sẽ được mở rộng quy mô, nội dung được cải tiến liên tục để giải quyết những nút thắt của doanh nghiệp trong hành trình chuyển đổi. Base không chỉ cung cấp giải pháp công nghệ, mà còn đồng hành trợ lực sâu hơn về kiến thức, xây dựng cộng đồng để doanh nghiệp cùng nhau bứt phá tăng trưởng”.

Ánh Dương