Mở đầu cuộc trò chuyện với anh Đỗ Thành Huy – Founder & CEO của Smile Care, tôi không khỏi ngỡ ngàng trước sự nhiệt thành và đầy khiêm tốn của anh. Tôi nghĩ mình có thể viết nhiều hơn về anh với những chất liệu mà mình có được, tuy nhiên trong 2 giờ nghỉ trưa ngắn ngủi mà anh đã dành trọn vẹn để trò chuyện với tôi, tôi nghĩ mình nên gói gọn lại trong vài điều mà anh tâm đắc nhất trên hành trình: Đi tìm và cởi những nút thắt trong doanh nghiệp.
Quay trở về Việt Nam sau khi tốt nghiệp chuyên ngành Đa khoa tại Đại Học Y Khoa, Quảng Tây, Trung Quốc, cùng với một vài cộng sự, anh đã quyết định mở phòng khám chuyên về nha khoa với mong muốn có thể đem tới cho khách hàng những phương pháp điệu trị an toàn, những công nghệ hiện đại đi cùng với một dịch vụ chăm sóc tận tình chu đáo.
Hiện nay Smile Care đã mở rộng quy mô lên hơn 60 nhân sự tập trung vào 4 chuyên khoa chính: Răng sứ, nắn chỉnh răng, tiểu phẫu và nội nha. “Lấy định hướng phát triển lâu dài, chọn chất lượng điều trị làm gốc, giữ và duy trì răng thật của bệnh nhân làm tiền đề, Smile Care mong muốn có thể xây dựng được một chuỗi nha khoa đạt tiêu chuẩn quốc tế.” Anh chia sẻ.
Vân Anh: Quan điểm của anh như thế nào về việc ứng dụng công nghệ để giải quyết các bài toán liên quan đến quản trị và vận hành?
Đỗ Thành Huy: Tôi không biết các doanh nghiệp khác vận hành như thế nào, nhưng đặc thù ở Smile Care là xử lý công việc theo sự vụ của khách hàng. Vì thế, những tương tác trao đổi hàng ngày cũng chỉ xoay quanh việc khách hàng này đang gặp vấn đề gì, phác đồ điều trị ra sao, tiến trình điều trị đến đâu rồi, bác sỹ nào đang chăm sóc…
Mỗi một khách khi tìm đến đây họ có rất nhiều nhu cầu cần được đáp ứng, để đảm bảo chất lượng cũng như tiêu chuẩn dịch vụ thì việc luân chuyển khách qua nhiều chuyên khoa khác nhau là không tránh khỏi, nhiều bác sỹ cùng chăm sóc một khách hàng cũng là lẽ đương nhiên. Lúc đầu, khi số lượng khách hàng ít, chúng tôi có thể trao đổi với nhau qua email, qua các group trên zalo, facebook. Nhưng khi số lượng lên đến 80 khách trên một ngày thì chúng tôi không thể kiểm soát được thông tin và các luồng trao đổi công việc. Đội ngũ y bác sỹ cảm thấy phiền vì nhiều khách không phải của mình nhưng họ vẫn nhận được hàng loạt thông báo. Ngược lại, cũng xảy ra tình trạng thông tin bị trôi, dẫn đến thiếu sót trong quá trình điều trị cho khách hàng. Lúc đó, chúng tôi buộc phải tìm một cách thông minh hơn để tương tác trao đổi và giao tiếp với nhau thay vì dùng group chat trên zalo hoặc facebook. Tôi nghĩ rằng chúng tôi sẽ không thể làm tốt nếu không có một nền tảng công nghệ để quản lý công việc hiệu quả.
Vân anh: Nhìn nhận ở khía cạnh rộng hơn về quản trị thì sao? Thời điểm cụ thể nào anh nhận thấy doanh nghiệp mình cần thay đổi và áp dụng công nghệ một cách triệt để?
Đỗ Thành Huy: Đứng ở góc độ vĩ mô hơn để đánh giá, thì tôi tự nhận mình sáng tạo và có khá nhiều ý tưởng hay ho nhưng lại không phải là người giỏi về quản trị, vì thế tôi chọn sử dụng phần mềm như là một công cụ hỗ trợ đắc lực để vận hành doanh nghiệp và phát triển kinh doanh. Mỗi năm chúng tôi đều tìm hiểu và nghiên cứu những ứng dụng được đánh giá là tốt nhất trên thị trường. Bởi tôi cho rằng, lựa chọn phần mềm tốt là cách tiết kiệm nhất để cập nhật tri thức quản trị và áp dụng vào doanh nghiệp vì bản thân các phần mềm đó đã được thiết kế dựa trên những nguyên tắc và cách thức quản trị tối ưu rồi.
Đặc biệt, năm 2014 chúng tôi xảy ra khủng hoảng tài chính, và phải nhờ đến dịch vụ tư vấn ở bên ngoài. Đó là lúc tôi ý thức rõ ràng nhất về vai trò của quản trị trong quá trình vận hành kinh doanh, cũng là lúc tôi nhận ra mình phải tìm cách để cập nhật và nâng cao kiến thức quản trị liên tục, nếu muốn giữ vững đà tăng trưởng. Tôi đã chọn sử dụng công nghệ, và thực sự thấy được những lợi ích mà nó mang lại.
Vân anh: Vì sao mà anh biết đến các sản phẩm của Base và lý do gì đã thuyết phục anh sử dụng sản phẩm?
Đỗ Thành Huy: Thời điểm mà tôi biết đến các sản phẩm của Base cũng là lúc mà chúng tôi đang rơi vào bế tắc. Trong 4 tháng liên tiếp, chúng tôi không tuyển thêm được một nhân sự mới nào, mà mình thì đang cần phát triển và tăng trưởng. Tôi loay hoay không biết được nút thắt nằm ở đâu vì không có dữ liệu để phân tích cũng không có cách nào để kiểm tra và dò lại quy trình.
Tôi quay trở lại với quan điểm đi tìm một phần mềm công nghệ thật tốt với hy vọng nó có thể giải quyết được bài toán này. Lúc tìm thấy Base E-Hiring, tôi đã liên lạc trực tiếp với Giám đốc Marketing của Base là Vương, nhờ hỗ trợ để có thể sử dụng hệ thống ngay lập tức. Tôi chỉ mất khoảng 3 tiếng để thiết lập từ quy trình tuyển dụng, mẫu câu hỏi phỏng vấn, thư giới thiệu về công ty và cả website tuyển dụng… Kết quả là trong vòng 1 tháng đầu chúng tôi nhận được 400 hồ sơ ứng viên, con số mà trước đây chưa bao giờ chúng tôi có được
Vân Anh: Vậy rốt cuộc thì vấn đề nằm ở đâu?
Đỗ Thành Huy: Trước đây tôi không theo dõi được có bao nhiêu hồ sơ được đổ về mỗi ngày, chất lượng hồ sơ ứng viên ra sao, vì toàn bộ CV đổ về hòm thư của các bạn làm tuyển dụng. Thêm nữa, các bạn ấy cũng chính là người lọc CV, lọc bằng cách nào? Dùng tri thức, kinh nghiệm của mình để lọc. Điều đó có nghĩa là gì? Là chất lượng của ứng viên hoàn toàn phụ thuộc vào tri thức và cảm nhận của bạn ấy, chứ không có một tiêu chí cụ thể rõ ràng. Đây chính là vấn đề.
Nguy hiểm hơn là các bạn làm tuyển dụng thường lên mạng lấy một cái JD công việc chung chung nào đó, rồi mang đi tuyển người. Chân dung ứng viên các bạn ấy cũng tự hình dung ra, tiêu chí đánh giá thì chưa được thiết lập. Tôi hiểu được lý do vì sao mà ứng viên đến gặp tôi phỏng vấn không giống với kỳ vọng mà tôi mong đợi.
Vân anh: Vậy là…vấn đề nằm ở nhân viên?
Đỗ Thành Huy: Không, đấy chỉ là một nút thắt. Lúc sử dụng E-Hiring tôi còn nhận thấy, hóa ra trước nay quy trình tuyển dụng của mình làm chưa nghiêm túc. Đúng ra mình phải là người tham gia vào xây dựng quy trình, phải thiết lập tiêu chí đánh giá, phải có được chân dung ứng viên ở vị trí mà mình cần tuyển thì người đến phỏng vấn mới đúng như kỳ vọng mình mong đợi. Thậm chí JD công việc, trưởng bộ phận phải là người làm, hoặc đưa ra những yêu cầu nhất định, các bạn Tuyển dụng sẽ dựa vào đó để đi tìm ứng viên
Thường thì các bạn tuyển dụng vì mong muốn tuyển được ứng viên nên thường nói quá hay về công ty, có xu hướng né tránh những vấn đề thực tế. Nhưng đó lại là sai lầm, mình tìm người để đi giải quyết vấn đề, cho nên bản thân ứng viên phải là người hiểu rõ nhất về công ty. Tôi đã ngồi tự soạn ra một bức thư giới thiệu về công ty, một cách chân thực nhất, để các bạn ứng viên hiểu rõ các bạn ấy sẽ làm việc trong một môi trường như thế nào, lúc đó mình mới có thể tìm được những người phù hợp với văn hóa môi trường làm việc và đáp ứng kỳ vọng của công ty.
Vân anh: Anh có thể chia sẻ cụ thể hơn về những lợi ích mà Base E-Hiring mang lại ngoài con số 400 CV trên 1 tháng như anh vừa chia sẻ